KI in Ihrem KMU in der Westschweiz einsetzen: Anwendungen, Budget und erste Schritte

Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die Sie kennen

Anfragen treffen per E-Mail ein, Informationen verteilen sich auf Dateien und Software, und jemand muss alles prüfen, bevor eine Antwort möglich ist. Für ein Kleinstunternehmen oder ein KMU in der Westschweiz ist dies ein konkreter Ausgangspunkt, um den Einsatz von KI zu prüfen.

Wählen Sie zuerst eine wiederkehrende Aufgabe, ein erwartetes Ergebnis und die Person, die es prüft. Danach können Sie eine Funktion Ihrer bestehenden Software, eine Automatisierung und eine spezifische Entwicklung vergleichen. Manchmal genügt eine bessere Organisation.

Das KMU-Portal des SECO empfiehlt, Anwendungen zu definieren, Daten vorzubereiten und die Wirkung zu bewerten. So lässt sich dieser Ansatz in einem ersten Versuch umsetzen.

Drei Situationen, die Sie in Ihrem Betrieb prüfen können

Die folgenden Beispiele dienen der Veranschaulichung. Sie beschreiben mögliche Anwendungen, ohne Kundenergebnisse oder garantierte Zeitersparnisse zu behaupten.

Ein Bauunternehmen bereitet Offerten vor

Eine Anfrage enthält eine Beschreibung der Baustelle, einige Fotos und Notizen einer Besichtigung. KI könnte eine Zusammenfassung vorbereiten, fehlende Angaben erkennen und auf Grundlage freigegebener Vorlagen eine Beschreibung der Arbeiten vorschlagen.

Die verantwortliche Person übernimmt weiterhin die Kalkulation, die Kontrolle der Mengen und die Zusagen zu Terminen. Ein Foto allein liefert keine verlässliche Messung. Die Preise müssen aus dem Verzeichnis des Unternehmens stammen. Berechnungen müssen seinen üblichen Regeln folgen.

Testen Sie zunächst die Vorbereitung des Dossiers. Prüfen Sie, ob die Beschreibung Leistungen auslässt, Materialien erfindet oder ebenso viele Korrekturen braucht wie das bisherige Verfassen. Der Versand der Offerte erfordert weiterhin eine Freigabe.

Eine Immobilienverwaltung bearbeitet Anfragen von Mietern

Ein gemeinsames Postfach erhält Fragen zu Rechnungen, Schadensmeldungen und Anfragen für Reparaturen. In einem ersten Versuch könnte KI die betroffene Liegenschaft erfassen, die Anfrage zusammenfassen und gemäss den Vorgaben der Verwaltung einen Antwortentwurf vorbereiten.

Der Ablauf wäre klar festgelegt: Eingang der Nachricht, Vorschlag einer Kategorie, Prüfung durch einen Mitarbeitenden, danach Antwort oder Eröffnung eines Auftrags. Fehlende Informationen stoppen die Vorbereitung. Für Notfälle gilt ein eigenes Verfahren mit menschlichem Eingreifen. Es darf nicht allein von der KI-Kategorisierung abhängen.

Beginnen Sie mit einer häufigen Kategorie mit geringem Risiko. Die Verwaltung entscheidet, wer jedes Dossier lesen darf und wer eine Antwort freigibt. Der erste Versuch kann mit Entwürfen arbeiten, bevor eine Verbindung zur Verwaltungssoftware eingerichtet wird.

Ein Dienstleistungsunternehmen durchsucht seine Dokumente

Eine Person sucht die passende Vorgehensweise für einen Fall oder eine Klausel in der internen Dokumentation. Eine unterstützte Suche könnte eine Antwort mit den Textstellen und Dokumenten vorschlagen, auf denen sie beruht.

Beschränken Sie den Test auf einen aktuellen Dokumentenbestand. Das System muss die Leserechte jeder Person beachten, auch bei Zusammenfassungen. Ein Mitarbeitender ohne Zugriff auf ein Dossier darf dessen Inhalt auch nicht durch eine Frage erhalten.

Verlangen Sie einen Link zur Quelle, ihr Datum und einen Hinweis, wenn Informationen fehlen. Die Person öffnet das Dokument und prüft ihre Interpretation, bevor sie handelt. Eine gut formulierte Antwort beweist nicht, dass die Quelle stimmt.

Bestehende Funktion, Automatisierung oder Individualsoftware?

Prüfen Sie zuerst Ihr E-Mail-Programm, Ihre Bürosoftware und Ihre Branchensoftware. Eine integrierte Funktion verdient einen Test, wenn sie die Aufgabe abdeckt, die nötigen Kontrollen erlaubt und Daten unter akzeptablen Bedingungen verarbeitet.

Eine Automatisierung wird sinnvoll, wenn das Problem zwischen den Werkzeugen liegt. Beispielsweise soll eine freigegebene Anfrage in ein Dossier übernommen und die verantwortliche Person benachrichtigt werden. Für diesen Transfer kann eine klassische Regel genügen. KI ist vor allem dann zu prüfen, wenn Texte interpretiert oder Inhalte für eine anschliessende Kontrolle vorbereitet werden sollen.

Eine Individualentwicklung verdient eine Prüfung, wenn Ihre Regeln, Zugriffsrechte oder Verbindungen zur bestehenden Software nicht zufriedenstellend abgedeckt werden. Beschreiben Sie diese Schwierigkeit und prüfen Sie, ob ihre Lösung die Umsetzung und Wartung rechtfertigt. Unser Artikel über den Wechsel von Excel zu einer Geschäftsanwendung hilft bei dieser Entscheidung.

Welches Budget sollten Sie einplanen?

Das beworbene Abonnement ist nur ein Teil der Kosten. Verlangen Sie eine Kostenschätzung, die einmalige Ausgaben und wiederkehrende Kosten während der Nutzung unterscheidet.

Auch das Volumen zählt. Eine gelegentliche Vorbereitung verursacht andere Ausgaben als die laufende Verarbeitung von Dokumenten. Legen Sie fest, wer den Verbrauch überwacht und was bei Erreichen einer Grenze geschieht.

Vergleichen Sie die Gesamtkosten mit der bisherigen Arbeit. Frei gewordene Zeit kann helfen, Anfragen besser zu bearbeiten oder zusätzliches Volumen zu bewältigen. Sie wird nicht automatisch zu einer finanziellen Einsparung. Hebt die Kontrolle den Gewinn auf, verkleinern Sie den Umfang oder ändern Sie den Ansatz.

Daten und Mitarbeitende: vor dem Test entscheiden

Der EDÖB hält fest, dass das Datenschutzgesetz für die Verarbeitung mit KI gilt. Personendaten von Kunden oder Mitarbeitenden bleiben davon erfasst, wenn sie durch einen Assistenten verarbeitet werden.

Verwenden Sie für den ersten Versuch möglichst fiktive Beispiele oder Beispiele ohne identifizierende Angaben. Einen Namen zu entfernen genügt nicht, wenn andere Informationen die Person identifizierbar machen. Vermeiden Sie auch Geschäftsgeheimnisse, solange die Verarbeitungsbedingungen nicht geprüft sind.

Der EDÖB empfiehlt, Zwecke, Zugriffe, Weitergaben an Dritte und die Verwendung für das Training zu prüfen. Verlangen Sie vom Anbieter genaue Angaben zur Aufbewahrung, zu Verarbeitungsorten, Löschung und vertraglichen Zusagen. Beworbenes Hosting in der Schweiz beantwortet nicht alle diese Fragen.

Vereinbaren Sie mit dem Team die zugelassenen Werkzeuge, erlaubten Daten und zu prüfenden Ergebnisse. Bestimmen Sie eine Person, die Fehler sammelt. Zeigen Sie auch, wie die Aufgabe ohne den Assistenten erledigt wird, wenn er ausfällt oder ein unbrauchbares Ergebnis liefert.

Ein erster Pilot mit einer Entscheidung am Ende

Wählen Sie einen einzigen Ablauf und einige repräsentative Fälle, darunter unvollständige oder ungewöhnliche Dossiers. Messen Sie die bisherige Arbeit vor dem Versuch. Vereinbaren Sie mit den Beteiligten einen Testzeitraum.

Vergleichen Sie danach ähnliche Situationen anhand dieser Kriterien:

• Die gesamte Bearbeitungszeit, einschliesslich Kontrolle und Korrekturen.
• Auslassungen, Fehler und Fälle, die vollständig neu bearbeitet werden müssen.
• Die Möglichkeit, Quellen zu finden und die vereinbarten Zugriffsrechte einzuhalten.
• Die Nutzungskosten und die Fähigkeit des Teams, ohne externe Hilfe zu arbeiten.

Legen Sie akzeptable Schwellen vor dem Start fest. Eine Zeitersparnis gleicht weder einen falschen Betrag noch die Offenlegung vertraulicher Informationen aus. Entscheiden Sie am Ende, ob Sie fortfahren, anpassen oder aufhören. Der Versuch soll diese Entscheidung ermöglichen, bevor der Einsatz ausgeweitet wird.

Ein Gespräch über Ihren ersten Einsatz vorbereiten

Bringen Sie eine häufige Aufgabe, ein anonymisiertes Beispiel, die verwendeten Werkzeuge und das erwartete Ergebnis mit. Ergänzen Sie, wer vorbereitet, wer freigibt und an welcher Stelle die Arbeit heute stockt.

Bei Appik Studio in Lausanne können wir diesen Ablauf und die zu Ihren Werkzeugen passenden Möglichkeiten prüfen. Das Erstgespräch und die erste Einschätzung sind kostenlos. Für eine detaillierte Projektdefinition vereinbaren wir vor Beginn einen Umfang und ein Budget.

Besprechen wir die Aufgabe, die Sie verbessern möchten. Dieser Ausgangspunkt erlaubt es, einen begrenzten Versuch zu beurteilen und zu klären, ob eine bestehende Funktion, eine Integration oder ein spezifisches Werkzeug gerechtfertigt ist.